A venda da ótica é diferente da venda de uma loja comum. O cliente chega com uma receita, escolhe a armação, a lente é feita ou montada no laboratório e os óculos só saem da loja dias depois, muitas vezes com parte do pagamento ainda em aberto.
Quando cada etapa fica num caderno, numa planilha ou na mensagem trocada com o laboratório, a ótica perde prazo, esquece de avisar o cliente e não sabe quanto tem a receber. Este guia mostra o que um sistema para ótica precisa controlar, da receita à entrega.
A receita no cadastro do cliente
A receita é o começo de tudo e precisa ficar no cadastro do cliente, e não num papel grampeado na ordem de serviço.
- Grau de cada olho: Esférico, cilíndrico, eixo e adição, do olho direito e do esquerdo, como estão na receita.
- Medidas tiradas na loja: Distância pupilar e altura, que dependem da armação escolhida.
- Data e profissional: Quando a receita foi feita e quem prescreveu.
- Histórico: As receitas anteriores do mesmo cliente, para comparar e para a próxima compra.
A ordem de serviço para o laboratório
Armação e lente escolhidas A armação do estoque e a lente com tipo, índice e tratamentos, na mesma ordem de serviço da venda.
Medidas junto Grau e medidas seguem da ficha do cliente para a ordem, sem alguém copiar à mão.
Envio ao laboratório A ordem sai com data de envio e prazo prometido ao cliente.
Volta e conferência Na volta, os óculos são conferidos contra a ordem antes de chamar o cliente.
Aviso de pronto O cliente recebe o aviso de que os óculos estão prontos, e a ordem mostra quem ainda não buscou.
Estoque de armações e lentes
- Armação por referência, cor e tamanho: Senão o estoque diz que há a peça e ninguém acha o tamanho certo na vitrine.
- Lente pronta e lente sob encomenda: A lente que fica no estoque é uma coisa; a que é feita no laboratório para cada receita é outra, com custo e prazo próprios.
- Armação em consignação separada: Quando o fornecedor deixa armações em consignação, elas ficam separadas do estoque próprio, para o acerto com ele bater.
Venda, entrada e parcelas
É comum o cliente dar uma entrada na venda e pagar o restante na entrega, ou parcelar no cartão ou no crediário da loja. O sistema precisa mostrar, em cada ordem, quanto já foi pago e quanto falta.
- Entrada registrada na venda e saldo cobrado na entrega
- Parcelas do crediário com vencimento e aviso de atraso
- Nota fiscal emitida conforme a regra que o contador definir para a loja
Pós-venda
Ajuste de armação, troca de plaqueta e garantia da lente ficam registrados na ordem de serviço da venda. Com o histórico de receitas no cadastro, a ótica sabe quem comprou há mais tempo e pode chamar o cliente de volta para uma nova consulta.
Erros comuns
- Receita só no papel
- Na próxima compra ninguém acha, e o cliente precisa voltar ao consultório.
- Ordem de serviço por mensagem
- O laboratório atrasa e a loja só descobre quando o cliente chega para buscar.
- Estoque de armação sem tamanho
- O sistema diz que tem; a vitrine diz que não.
- Crediário no caderno
- Ninguém sabe quanto a loja tem a receber, nem quem está atrasado.
Lista de conferência do sistema para ótica
- Receita com grau de cada olho, medidas, data e profissional no cadastro
- Histórico de receitas do mesmo cliente
- Ordem de serviço com armação, lente, medidas e prazo do laboratório
- Aviso ao cliente quando os óculos ficam prontos
- Armação por referência, cor e tamanho; consignação separada
- Entrada, saldo e parcelas visíveis em cada venda
Perguntas frequentes
O que um sistema para ótica precisa ter?
Receita no cadastro do cliente, ordem de serviço para o laboratório com prazo, estoque de armações por referência, cor e tamanho, controle de entrada e parcelas e o registro do pós-venda.
Como controlar a ordem de serviço do laboratório?
Com a armação, a lente e as medidas na mesma ordem da venda, a data de envio, o prazo prometido, a conferência na volta e o aviso de pronto ao cliente.
A Develop tem sistema para ótica?
Sim. O Develop tem uma versão para ótica, com armação, lente, receita e a análise do rosto na hora da venda. Uma pessoa do comercial mostra com um caso da sua loja.